Debiteurenbeleid bij de handel op Duitsland

- voorkomen en buitengerechtelijk incasseren -

Een rechtzaak winnen om dan te moeten vaststellen dat je schuldenaar geen verhaal biedt is frustrerend. In Nederland biedt het conservatoir beslag bescherming tegen deze frustratie. Conservatoir beslag is het bevriezen van activa van een debiteur voordat er een vonnis is. In Duitsland is conservatoir beslag vrijwel onmogelijk. Dat betekent dat met debiteuren in Duitsland met nog meer beleid omgegaan moet worden. Zie daarover ook de publicatie Loont wanbetalen in Duitsland?, dat in "Loont wanbetalen?", de jubileumbundel 2003 van de Vereniging van Incassoadvocaten (VIA) verscheen.

In de handel is het verlenen van betalingstermijnen zeer gebruikelijk. Aan de ene kant is het begrijpelijk dat men met deze vorm van financieren van afnemers meer klanten hoopt te winnen en daarmee de omzet kan vergroten. Aan de andere kant is de betalingstermijn de grootste bron van exporteurenleed. Financieren is niet het vak van de exporteur. Als men door het verlenen van royale betalingsvoorwaarden een miljoen meer omzet bereikt, maar 20.000 Euro daarvan blijft onbetaald, betekent dat in veel branches per saldo een verlies.

Een praktische aansporing is de volgende: exporteur zorg ervoor dat je "marketingsinstrument gunstige betalingsvoorwaarden" niet ontaardt in te grote betalingsachterstanden van je klanten. Dat betekent enerzijds een grens stellen aan het maximum aantal dagen betalingstermijn die een klant door grote en regelmatige bestellingen kan verdienen en anderzijds een grens stellen aan het maximum bedrag dat aan schuld mag uitstaan. Wanneer de klant in een vroeg stadium schriftelijk van deze "spelregels" op de hoogte gebracht wordt, kan men bij overschrijding ook met fatsoen direct aanmanen en zonodig maatregelen treffen.

Als er duurzame goederen geleverd worden kan een eigendomsvoorbehoud de schade beperken.

Wanneer de klant in betalingsmoeilijkheden komt en een afbetalingsregeling onvermijdelijk is, verdient het de voorkeur de klant zijn schuld schriftelijk te laten erkennen en een Duitse notariële akte van de schulderkenning te laten opmaken. Op de juiste wijze geformuleerd kan een dergelijke notariele akte de gang naar de rechter besparen. Als de debiteur ophoudt te betalen, kan met die notariële akte executoriaal beslag gelegd worden. De activa waarop door de deurwaarder beslag gelegd wordt, kunnen zonodig geveild worden om de vordering uit de opbrengst te voldoen.

Wanneer de klant weigert naar de notaris te gaan, is het raadzaam hem tenminste schriftelijk de schuld te laten erkennen. Men dient ervoor te zorgen dat men de schulderkenning in origineel in handen krijgt. Een fax of een email brengt een schuldeiser niet veel verder. Met een originele schulderkenning echter kan de exporteur in zeer korte tijd met het "Urkundeprozeß" een vonnis tegen zijn klant krijgen en dan executoriaal beslag leggen.

Een ongedekte cheque heeft in dit opzicht dezelfde waarde als een schuldbekentenis. Met een ongedekte checque als bewijs, krijgt men binnen een paar weken een vonnis tegen een debiteur.

Als men geen notariele akte en geen origineel stuk heeft van de debiteur waar de vordering uit blijkt, is men aangewezen op een normale procedure of het Mahnverfahren.

De gewone procedure verloopt in Duitsland weliswaar twee tot vier keer zo snel als in Nederland, maar als men kan voorkomen er in verzeild te raken, is dat te prefereren. De bovenstaande uiteenzetting kan daarvoor een leidraad zijn.